Wat hoort er eigenlijk in een afwijsmail te staan? Wat mag je als kandidaat verwachten, vooral als je veel tijd hebt gesproken in een persoonlijke motivatiebrief schrijven, je cv geupdatet en misschien wel meerdere gesprekken gevoerd.

Maar wat hoort er eigenlijk in een goede afwijsmail te staan? En wat mag jij als kandidaat verwachten van een werkgever die professioneel met sollicitanten omgaat? In dit artikel zetten we op een rij waar een waardevolle afwijsmail aan moet voldoen.

Een persoonlijke aanhef en duidelijke boodschap

Je mag verwachten dat een afwijsmail met jouw naam begint en dat de boodschap helder is: je bent niet geselecteerd voor deze functie. Geen vage formuleringen die je laten twijfelen of het misschien toch nog goed kan komen, maar een respectvolle en duidelijke mededeling.

Waardering voor je tijd en inzet

Solliciteren kost tijd en energie. Een goede afwijsmail erkent dit. Een zin waarin de werkgever je bedankt voor je interesse, de tijd die je hebt genomen om te solliciteren en je inzet tijdens het proces maakt al een groot verschil. Dit laat zien dat jouw sollicitatie serieus is genomen.

Uitleg over de reden van afwijzing

Dit is misschien wel het belangrijkste onderdeel: feedback. Je mag als kandidaat verwachten dat een werkgever uitlegt waarom je niet bent geselecteerd. Dit hoeft geen uitgebreide analyse te zijn, maar een concrete reden helpt je wel om te leren en te groeien voor toekomstige sollicitaties.

Denk aan feedback zoals:

• “We hebben gekozen voor een kandidaat met meer ervaring in projectmanagement”
• “Je technische vaardigheden waren uitstekend, maar we zochten iemand met meer commerciële ervaring”
• “Een andere kandidaat paste beter bij de dynamiek van ons team”

Deze transparantie helpt je om te begrijpen waar je staat en waar je je op kunt ontwikkelen. Vage redenen zoals “een andere kandidaat paste beter bij het profiel” zonder verdere uitleg zijn jammer genoeg nog vaak voorkomend, maar weinig waardevol.

Heb je wel feedback gekregen, maar zou je graag meer details willen? Aarzel dan niet om de recruiter of organisatie te bellen. In een persoonlijk gesprek krijg je vaak diepere inzichten in de overwegingen achter de beslissing. Dit helpt je niet alleen om de afwijzing beter te begrijpen, maar geeft je ook concrete aanknopingspunten om aan de slag te gaan voor je volgende sollicitatie.

Open deur voor de toekomst

Misschien ben je nu niet de juiste kandidaat voor deze functie, maar dat betekent niet dat je in de toekomst geen match kunt zijn. Een professionele werkgever houdt de deur op een kier. Een zin als “We houden je gegevens graag in ons systeem voor toekomstige vacatures” of “We nodigen je uit om ook onze andere vacatures in de gaten te houden” laat zien dat ze potentieel in je zien.

Doorverwijzing naar The Talentpool Community

Hier wordt het écht interessant. Steeds meer werkgevers werken samen met The Talentpool Community, een netwerk waar afgewezen kandidaten niet verloren gaan, maar juist worden doorverwezen naar andere potentiële werkgevers en kansen.

Je mag verwachten dat een moderne, kandidaatvriendelijke werkgever je in de afwijsmail actief doorverwijst naar The Talentpool Community. En het goede nieuws is dat steeds meer organisaties zich aansluiten bij The Talentpool Community.

Het laat zien dat de werkgever écht investeert in kandidaten, ook als het niet tot een aanstelling leidt. Voor jou als kandidaat betekent het dat je sollicitatie niet voor niets is geweest: je profiel blijft in beeld bij een breder netwerk van werkgevers.

Contactgegevens voor vragen

Tot slot mag je verwachten dat je nog vragen kunt stellen. Een goede afwijsmail bevat contactgegevens van een aanspreekpunt, bijvoorbeeld de recruiter of HR-medewerker. Misschien wil je meer gedetailleerde feedback, of heb je vragen over hoe je je kunt ontwikkelen. Die ruimte moet er zijn.

Wat te doen als je een teleurstellende afwijsmail krijgt?

Helaas krijg je niet altijd de afwijsmail die je verdient. Als je geen feedback krijgt of als de mail erg algemeen is, aarzel dan niet om zelf contact op te nemen. Vraag vriendelijk of je telefonisch of per mail wat meer feedback kunt krijgen. De meeste werkgevers zijn bereid om dit gesprek aan te gaan.

En vergeet niet: ook een afwijzing is geen eindstation. Via platforms zoals sollicitatiedokter.nl kun je je sollicitatiestrategie verbeteren, en via The Talentpool Community blijf je in beeld bij werkgevers die op zoek zijn naar jouw talenten.

Conclusie

Een goede afwijsmail is persoonlijk, respectvol, bevat concrete feedback en houdt de deur open voor de toekomst. Als werkgevers ook nog doorverwijzen naar The Talentpool Community, dan tonen ze écht kandidaatgericht te zijn. Jij als sollicitant mag dit verwachten. En als je het niet krijgt? Vraag erom. Want jouw ontwikkeling en toekomst zijn het waard.